WebKBP-Druckcenter
Die Kernfunktionen des Druckcenters sind die vorbereitende Administration und Erzeugung von Brief- und Steuerdateivorlagen, welche in den Teilsystemen (Kampagnenmanagement, Aufgabensystem u.a.) zur Brieferzeugung eingesetzt werden.
Die Kernfunktionen des Druckcenterprozesses sind die Erzeugung von pdf-Dokumenten oder Steuerdateien aus Daten der CRM-Anwendungsbereiche in einem flexibel konfigurierbarem Prozessablauf. Dieser Ablauf beinhaltet Funktionen zur Kontrolle der Datenbasis und der Dokumente, der automatisierten Erzeugung von Kontakten zur Dokumentation der Kundenanschreiben sowie der Archivierung im Dokumentenmanagement-System.
Der Druckcenterprozess besteht aus drei sequentiellen Prozessschritten, die durch den Administrator konfigurativ an die Bedürfnisse des Hauses angepasst werden können.
Die Kernfunktionen des Druckcenterprozesses sind die Erzeugung von pdf-Dokumenten oder Steuerdateien aus Daten der CRM-Anwendungsbereiche in einem flexibel konfigurierbarem Prozessablauf. Dieser Ablauf beinhaltet Funktionen zur Kontrolle der Datenbasis und der Dokumente, der automatisierten Erzeugung von Kontakten zur Dokumentation der Kundenanschreiben sowie der Archivierung im Dokumentenmanagement-System.
Der Druckcenterprozess besteht aus drei sequentiellen Prozessschritten, die durch den Administrator konfigurativ an die Bedürfnisse des Hauses angepasst werden können.
1. Datenbereitstellung
In diesem Schritt werden die notwendigen Daten aus einer Ausgangsanwendung (Kampagnenmanagement, Aufgabensystem, Selektion etc.), aus der der Auftrag zur Brieferstellung kommt, an das Druckcenter übergeben.- Das Druckcenter ist durch die Einbindung in die WebKBP-Jobsteuerung in der Lage, auch große Dokumentenmengen zu verarbeiten.
- Der Anwender hat vor Freigabe der Dokumenterzeugung eine Kontroll- und Korrekturmöglichkeit über die Datenbasis.
2. Dokumentenerzeugung
Die Erzeugung von pdf-Dokumenten als Ausgabeformat ist integraler Bestandteil des Druckcenters und erfordert keinen Einsatz weiterer Software. Aus den Daten des vorhergehenden Schrittes und einer Dokumentenvorlage werden die Ergebnis-Dokumente erzeugt.- Hierbei kann es sich um Kundenbriefe in pdf-Form oder Steuerdateien (zur Ansteuerung nachfolgender Verarbeitungsprozesse) handeln. Zur Unterstützung von Massenmailings besteht die Option, ein Serienbriefdokument zu erzeugen, das alle Einzelbriefe beinhaltet.
- Die erzeugten Briefe können vom Anwender vor der Bereitstellung kontrolliert werden.
3. Dokumentenbereitstellung
Im letzten Schritt werden die Ergebnisdokumente des zweiten Schrittes optional in einem Dateiverzeichnis zur Druckverarbeitung bereitgestellt. Zur Dokumentation werden automatisiert mit dem jeweiligen Anschreiben verknüpfte Kunden-Kontaktnotizen erstellt. Dadurch kann der Inhalt des Briefes jederzeit über die Kontaktdokumentation angezeigt werden. Um dies zu ermöglichen, werden die erzeugten Dokumente im Dokumentenmanagement archiviert.Vorteile im Überblick
- Verhinderung von Medienbrüchen. Der Berater erhält keine technischen Zwischendateien, sondern sofort das fertige Dokument.
- Standardprozess zur Erstellung und Bereitstellung von Kundenanschreiben. Der Ablauf lässt sich flexibel auf die individuellen Bedürfnisse anpassen und optimieren.
- Die automatisierte Erzeugung von Kontakten ist die Basis für ein hochwertiges Vertriebscontrolling, das Kontaktquoten und Ergebnisse der Briefansprache liefert.
- Der Briefversand und Briefinhalt lassen sich beim Kunden über die Kontakthistorie jederzeit nachvollziehen.
- Der Druckcenter-Prozess bietet optionale Kontrollfunktionen in den drei genannten Prozessschritten mit der Möglichkeit einer Vier-Augen-Freigabe.
